KAPSAM

        Bu yönerge 5442 Sayılı İl İdaresi Kanununa tabi; İlçe Genel İdaresi ile İlçe Özel İdaresi vesayet yetkileri yönünden belediyeleri ve köyleri kapsar.

II- HUKUKİ DAYANAK

1-      5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu

2-      3152 Sayılı  İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun

3-      Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği

4- “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”in yürürlüğe konulması; 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Kanunun 2 nci ve            33 üncü maddelerine göre, Bakanlar Kurulu’nca 18/10/2004 tarihinde kararlaştırılmış olup 02.12.2004 tarihli Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

III- TANIMLAR

 Bu yönergede yer alan;

Yönerge                      : Çaycuma Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini

Kaymakamlık             : Çaycuma Kaymakamlığını

Kaymakam                 : Çaycuma Kaymakamını

Birim Amiri                : İl Müdürlerinin ilçedeki birim amirini ifade eder.

IV- YETKİLİLER

1-      Kaymakam

2-      Birim Amirleri

 V- İLKELER VE USULLER 

1- Yetki  devri ile edinilen yetki devredilemez

2- Her yetkili, kendi üstlerinin bilinmesi gereken konuları acilen, üstüne zamanında ve bizzat

     bildirmekle yükümlüdür.

3- Kaymakam ilçenin tümü ile birim amirleri kendileri ile ilgili olarak bilme hakkını     kullanırlar.

4- “Koruyucu Güvenlik Yönergesi” esasları hassasiyetle tatbik olunacak, personel, bina  ve

      belge güvenliği sağlanacaktır.

5- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.

6- İlçedeki dairelerin kendi aralarında yapacakları yazışmalar teknik konular hariç

    Kaymakamın imzası ile yapılacaktır.

7- Yazılar hiyerarşik düzen içerisinde bütün ara kademe memur ve amirlerin parafı

     alınmadan imzaya sunulmaz.

8- Birim amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludurlar.

9- Birimler, kendi içlerinde bu yönergede belirlenen ilkeler doğrultusunda yazışma

     yapabilirler.

10-Birim Amirleri kendileri ve diğer personele ait sağlık raporlarının izine dönüştürülmesi

      işi ile ilgili evrakları en kısa zamanda Kaymakamın onayına sunup bilgi vereceklerdir.

11-Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu hallerde, vekili imza yetkisini kullanır.

     Bilahare yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.  

12-Bilgi vermeyi ve açıklamayı gerektiren yazılar birim amirleri tarafından bizzat

     Kaymakamın imzasına sunulur.Kaymakam imzasına sunulacak diğer yazılar makam sekreterine teslim edilir.

13-Yazıların ilgili olduğu birimlerde hazırlanması ve oradan gönderilmesi asıldır.

14-Yazılar ekleri varsa evveliyatına ait yazı ve dosyası ile beraber imzaya sunulur.

15-Ekler başlıklı, ek numaralı ve tasdikli olur, imzaya sunulan yazılarda paraf bolkunun

     bulunduğu nüsha en üste gelecek şekilde konur.

16-Dilekçe ile başvurmalar;

      Vatandaşlar, Anayasamızın 48. maddesi uyarınca, kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve        şikayetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahiptirler. Bu nedenle        vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikayetlerine Kaymakamlık daima açıktır.Kaymakamlıkça        başvurularla ilgili olarak aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür.

Buna göre;

a-      Tasarrufa müteallik konular ya da şikayet ve soruşturmayı kapsayan dilekçelere ilişkin havale ve cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır. Bunlar dışında bütün birim amirleri, kendi konuları  ile ilgili olan başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus, mevcut bir durumun beyanı veya kanuni durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

b-      Kaymakam bulunmadığında acil yazılar, sevkler ve (a) bendi kapsamında olmayan dilekçeler Yazı İşleri Müdürü tarafından imzalanacaktır.

c-      Doğruca Kaymakamlık Makamına yapılan yazılı başvurular; bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde işlemler bürosunda kaydı yapılıp  Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilmek suretiyle dilekçenin ilgili daireye gitmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler dairesinde yazılı olarak bildirilecektir.

d-     Basında (Yerel, mahalli, yazılı ve görsel basın) çıkan ihbar, şikayet ve dilekler ilgili birim amiri tarafından, herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan doğruya veya Kaymakamın uyarısı üzerine dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda Kaymakama bildirilecektir.Basına gönderilecek cevap konusunda Valilik Genel Emirlerine uyulacaktır.

VI- SORUMLULUK

1-      Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, uygulamaların

Yönergeye uygunluğunun denetiminden ilgili amirler,

2-      Kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından makam sekreteri ile ilgili

       birim amirleri sorumludur.

3-      Birim amirleri birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş

       ve işlemlerden sorumludur.

4-      Tekit yazıları, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir.Tekide meydan verilen

       birimlerde birim amirleri sorumlu tutulacaktır.

İKİNCİ BÖLÜM

İMZA YETKİLERİ 

VII- KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI YAZILAR

1-      Vali ve Vali adına imzasıyla gelen yazı cevapları ile Valiliğe sunulan Kaymakamlık

görüş ve teklifleri içeren yazılar.

2-      Valiliğin bilgisi dahilinde basına verilecek haber bültenleri

3-      Kaymakamlıkça yayınlanacak önemli direktif ve genelgeler

4-      Prensip, yetki ve uygulana gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar

5-      Birim amirlerine taltif ve ceza maksadıyla yazılan yazılar ve birim amirlerinin

Kendilerine ait hasta sevk evrakları

6-      Birimlerden gelen önemli tekliflere verilecek cevaplar

7-      Memurun yargılanması ile ilgili inceleme ve soruşturma emirleri

8-      5442 Sayılı Yasanın 31. maddesinin (f) fıkrası uyarınca ilçede teşkilatı ve görevli memuru bulunmayan kamu hizmetlerinin yürütülmesi için gerekli daireyi belirtme yazıları

9-      İlçe dışı kamu araç ve memur görevlendirmeleri

10-  İlçe yatırım teklifleri ile ilgili yazılar

11-  Valilik postasının havalesi, her türlü şikayeti içeren ve Kaymakamın takdirini gerektiren dilekçelerin havalesi

12-  Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar

VII- KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI ONAYLAR

1-      Memurların ve kamu araçlarının ilçe dışına geçici görevlendirilmeleri

2-      Görevden uzaklaştırma ve iade onayları

3-      Birim amirlerinin, yardımcılarının, şube müdürleri, şef ve doktorların yıllık ve mazeret izinleri ile her birimin toplu yıllık izin onayları

4-      Birim amirlerinin yerine vekaleten görevlendirme onayları (657 Sayılı Kanunun 94. maddesi ile ilgili onaylar)

5-      2911 Sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu ile ilgili onaylar

6-      Muhakkik görevlendirilmesi

7-      Hizmet içi eğitim ve daireleri kendi içlerindeki denetleme programlarına ilişkin onaylar

8-      Komisyon oluşturulmasına ilişkin onaylar

9-      İlçe tüzel kişiliği adına mukavele akdi, vekalet verilmesine, vekil tayin onayları

10-  Komisyon kararları onayı

11-  Memurların hastalık raporlarını verecek hekim ve resmi sağlık kurulları hakkında Yönetmeliğe göre sağlık izin onayları ve sağlık izin süresinin dışarıda geçirilmesi onayları ile mazeret izin onayları.

12-  Köy bütçelerinin onaylanması

 VIII- KAYMAKAMIN BAŞKANLIK YAPACAĞI KOMİSYONLAR 

1-      Kanun, tüzük ve yönetmeliklere göre Kaymakamın başkanlık yapacağı emredici kural olarak belirlenen ve başkanlık devrinin mümkün olmadığı komisyonlar

2-      Milli Müdafaa Mükellefiyeti Komisyonu,

IX- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR 

             Birim amirleri; Kaymakam adına dairelerin yürüttüğü iş ve hizmetlerin azami tasarrufa uyularak verimli, hızlı ve kaliteli şekilde gerçekleştirilmesini temine çalışır, her türlü izleme ve denetleme yetkilerinin kullanırlar.

          Bu amaçla;

          a-Birim amirleri memurlarının iş bölümünde görev alanlarına giren konularla ilgili hizmet ve işlemlerinin baştan sona kadar yürütüp sonuçlandırılmasını izler ve denetler.

          b- Birim amirleri görev esnasında, birbirleriyle verimli ve olumlu bir işbirliği içinde bulunurlar.

          c-Kendilerine bağlı birimlerle ve ilgili komisyon ve komitelerin sekreterliğini yapar, zamanında toplanmalarının ve alınan kararların uygulanmasını sağlarlar.

         d-Kendilerine bağlı birimlerde iş disiplinine ve mesai saatlerine, dairelerde düzen, tertip ve temizliğe uymayı sağlarlar.Hizmet ve iş akışında görülen tıkanmaları ve darboğazları giderirler.

          e-Kamu personelinin kılık ve kıyafetini, tutum ve davranışlarının 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa ve kurumların varsa özel mevzuatlarına ve yönetmeliklerine göre denetler, aykırı hareket edenler hakkında gereğini yaparlar.

          Genel koordinatör yetki sıfatı itibarıyla Kaymakamca bilinmesi gerekliliği bulunmayan, hesap ve teknik hususlar ile ayrıntıya ilişkin istatistiki bilgi derlenmesine, bazı maddi durumların tespitine ilişkin yazılar Kaymakamlık kanalından geçirilmeyip doğrudan doğruya ilçe içinde ilgili kuruluşlar arasında yapılabilir.

           Buma göre;

1-      Kaymakamlıktan gelen, Kaymakamın incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan genelge, genel emir, prensip emirleri ve yazıların ait birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar,

2-      Yardımcıların, şube müdürlerinin ve şeflerin ve doktorların dışında kalan tüm personelin yılın Ocak ayında hazırlanarak, Kaymakamlıkça onaylanmış toplu yıllık izin onayına dayalı yıllık izinleri,   

3-      Personele verilen kadro ve derecelerin duyurulmasına ilişkin yazılar,

4-      Herhangi bir şikayet içermeyen ve Kaymakamın takdirini gerektirmeyen mutat dilekçe havaleleri,

5-      Kendisine bağlı alt birimlere, teşkilatlarının iç işleriyle ilgili genel prensip arz etmeyen teknik ve mali konularda yazılan yazılar,

6-      İlçe içi memur ve araç görevlendirilmesi,

7-      Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlık katının takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar,

8-      Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge veya bilgi istenmesine ilişkin yazılar,

9-      İlçe içinde Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar,

10-  Kaymakam tarafından birimlere havale edilen başvurma dilekçelerinin veya direkt olarak birimlere verilen dilekçelerin (maddi olay ve durumların kaydına, belirlenmesine veya bilinmesine ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kuruluşlara verilecektir) incelenmesi veya bilgi istenmesi için yazılan yazılar,

11-  Tip formlarla, bilgi alma ve bilgi verme niteliğinde olan Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan yazılar.

12-  Kaymakamın imzalayacağı yazıların parafı.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

YAZIŞMA USULÜ VE YÜRÜRLÜLÜK 

X- YAZIŞMA USULÜ

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik’ in imza,onay ve paraf başlıklı maddelerine göre;İmza

Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A).

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).

Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D'de olduğu biçimde düzenlenir.

 Onay

Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek: 7-A).

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

 Paraf

Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10).

1-      Yazışmalar Başbakanlığın 1994/ 9 sayılı Genelgeleri ile yayınlanan “Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” a göre yapılacaktır.

2-      Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir.

3-      Kaymakamın onayına ve imzasına sunulacak yazılarda daire amirinin paraf ve imzası alınacaktır.

ÖRNEK 1: Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR” yazılacaktır.Altına ortalanılarak tarih yeri hazırlanacak, imza için yeterli boşluk bırakıldıktan  sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harflerle yazılıp altına ortalanarak makamın unvanı küçük harfle yazılacaktır.

      Onaylarda “onay”, “uygundur”, “Muvafıktır” gibi deyimler yerine , her onay için (olur) deyimi kullanılacaktır.

OLUR

..../..../ 2007

Adı Soyadı

Makam Unvanı

ÖRNEK 2: Onayları bağlarken “müsaadelerinize”, Tasviplerinize” gibi deyimler yerine (Tensiplerinize arz ederim) deyimi kullanılacaktır.

ÖRNEK 3: Yazıların bağlanması “Bilgilerinize”,”Bilgilerinizi”, “Bilgi ve gereğini”, vb. deyimler yerine yazının gideceği makamın ast, üst veya eşit makam olma durumuna göre sadece(Rica ederim) ve (Arz ederim) deyimleri kullanılacaktır.

XI-GEÇİCİ GÖREVLENDİRİLMELER;

      Devlet memurları Geçici Görevlendirilme Yönetmeliği’nin bazı maddeleri aşağıya çıkartılmıştır.

      Buna Göre;

     Konu:  

        Madde 1 - 657 sayılı Kanuna 1327 sayılı Kanunla eklenen ek 1 ve 8 sayılı Kanun hükmünde kararname ile değiştirilen ek 2 nci maddelerde öngörülen "Geçici Süreli Görevlendirme" ile ilgili hususlarda bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.

         Kapsam:

        Madde 2 - Devlet Memurları, 13/12/1960 tarihli ve 160 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinde belirtilen kurumlarda geçici olarak görevlendirilebilirler.

Aylık ve Diğer Haklar:

        Madde 9 - Geçici süreli olarak görevlendirilen memur, görevlendirildiği kadronun aylığını alır ve bu kadronun diğer mali ve sosyal haklarından yararlandırılır.

Mevzuata Uyma:

         Madde 10 - Geçici süreli olarak görevlendirilen memur asıl sınıf ve mesleğinin ve geçici süreli olarak görevlendirildiği işin tabi olduğu yasalara uymakla yükümlüdür.

Sicil Raporları:

         Madde 11 - Altı ay ve daha uzun süreyle geçici süreli olarak görevlendirilen memurun sicili gittiği kurumda yaptığı görevin gereğine göre yetkili sicil amirince düzenlenir ve asıl kurumuna bildirilir.

     Amir Durumunda Olma Hali:

        Madde 12 - Geçici süreyle görevlendirilen memur, emrindeki memurların sicilini, sicil amiri olarak yürürlükteki hükümlere göre düzenler.

Kurum Amirleri emrinde geçici görev ile çalıştırılan memurların izin ve hasta sevklerini düzenleyecekler,memurun rapor alması halinde kurumuna bilgi vereceklerdir.

XII-YÜRÜRLÜK

     Bundan önceki 23.10.2000 tarihli Kaymakamlık genelgeleri ve emirleri yürürlükten

kaldırılmıştır.

Bu yönerge 20.07.2007 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.

İsmail KAYGISIZ

Çaycuma Kaymakam